Referat

 

Ejerforeningen Falen 6 – 14
BeSTYRELSESMØDE

Torsdag 17. november 2005 kl. 18.00­
Læssøegade

Deltagere:  

Tony Albinus (TA)

Ulrik Johansen (URJ)

Klaus Stensgaard (KLS)

 

Gæst

Kresten Rose (KR)

 

1)    Gæster - Ansættelse af vicevært

Ejerforeningen har pr. 1/11 2005 ansat Kresten Rose (Falen 8. 1. th.) som fast vicevært. Ejerforeningens hjemmeside www.falen.dk vil blive opdateret med såvel billede og telefonnummer til viceværten, der i øvrigt træffes på adressen eller gennem skriftlig henvendelse i den røde postkasse i opgang 12. Formanden overdrager foreningens mobiltelefon til viceværten. Silvankort videregives til viceværten.

 

Viceværten er ansat til udførsel af en række bestemte opgaver, så som håndtering af affalds containere, havearbejde, herunder græsklipning, udskiftning af pærer i opgangene, oprydning af reklamer mv. i opgangene, rydning af fortorve for sne, saltning, udskiftning af navneskilte på dørtelefoner samt andet forefaldende arbejde. Der er aftalt en grundløn på kr. 2.500 pr. måned, som evalueres efter tre måneders ansættelse. Viceværten hyres efter aftale til udførsel af specifikke opgaver.

 

Konkrete opgaver for den kommende tid er bortskaffelse af cykler, overdækning af haveborde med presenninger, reparation af eksisterende cykelskur herunder afløb  samt ajourføring af navne på dørtelefoner.

 

2)    Modtaget post

I periode fra sidste bestyrelsesmøde er modtaget post vedr. nedenstående emner, som vi har diskuteret:

 

a)    Erhvervsmæssig udlejning af lejligheder i ejerforeningen

Som udgangspunkt står der intet anført herom i foreningens vedtægter. Ejerforeningen kan derfor ikke gøre indsigelser imod erhvervsmæssig udlejning. Bestyrelsens holdning til spørgsmålet er som følger:

 

Udlejning til privat beboelse er uden problemer. Omvendt gør sig gældende ved tung drift af øvrig erhvervsmæssig virksomhed, butiksudsalg mv.

 

 

b)    Husdyr

Med henvisning til husorden for ejerforeningen (se www.falen.dk under Informationer og Leksikon) er det ejerforeningens holdning at der IKKE uden tilladelse fra den pågældende opgangs øvrige beboer tilladt at holde husdyr.

 

c)     Trappevask

Der blev rette henvendelse til bestyrelsen omkring den generelle rengøring af trapperne. Rengøring heraf foretages periodevis, således fortrapper rengøres hver måned mens bagtrapper, rengøres hvert kvartal.

 

Administrator retter henvendelse til rengøringsfirmaet, således at de skal gøre opmærksom på hvornår der er foretaget rengøring, evt. på opgangenes opslagstavler.

 

d)    Garager

Det kan oplyses at Karsten Bill Rasmussen, har solgt samtlige andele i ejerforening, lejligheder som garager.

 

 

e)    Sikkerhedsstillelser overfor ejerforeningen, kr. 10.000

Ifølge ejerforenings vedtægter er det hver ejers pligtig at tinglyse et ejerpantebrev som 1. prioritet på kr. 10.000 som sikkerhedsstillelse overfor ejerforeningen.

 

Da stikprøver har vist at ikke alle ejere har fået tinglyst et sådan, opfordres alle ved kommende låneomlægninger at få efterset dette og evt. få tinglyst det krævede pantebrev. Oprindelig er det en del af det arbejde en advokat tager sig betalt for ved et ejerskifte, at påse at ejerens forpligtelser overfor ejerforeningen er opfyldte, bl.a. ved dennes gennemlæsning af foreningens vedtægter.

 

Modtages der derfor henvendelse fra administrator om et manglende pantebrev, er det således op til den enkelte ejer at få bragt dette i orden, evt. i samarbejde med den pågældendes advokat. Pantebrev skal da stiftes med oprykkende ret.

 

3)    Renovation af køkkenfaldstammer

Det på generalforsamlingen fremlagte tilbud på renovation af køkkenfaldstammer blev accepteret. Projektet iværksættes efter entreprenørens, Per Aarsleff A/S, tilbagemelding.

 

Administrator har indhentet to forslag til finansieringen af projektet.

 

·         Variabelt forrentet lån, kr. 475.000 til 5,25%, 10 år

·         Fast forrentet lån, kr. 475.000 til 7%, 10 år

 

Tilbud 1 valgtes pga. øget fleksibilitet omkring mulighed for ekstraordinære afdrag, således at gældsforpligtelse kan indfries hurtigere. Finansiering iværksættes umiddelbart herefter.

 

 

4)    Fuldmagtsforhold omkring foreningens bankkonto

Administrator har fuldmagt til forenings likvide midler iht. indgået aftale om administration til gennemførsel af løbende betalinger. Administrator har tegnet ansvarsforsikring, som mht. gyldighed årligt fremvises for bestyrelsen.

 

5)    Opgavefordeling i bestyrelsen

Der eksisterer ingen egentlig opgavefordeling i bestyrelsen. Rollefordeling foretages pr. projekt, der hver især følges af et enkelt medlem og administrator i fællesskab.

 

TA træder i forbindelse med kommende salg af sin lejlighed tilbage som foreningens formand. Stor tak til Tony for hans indsats igennem årene.

 

Som ny bestyrelsesformand valgtes Klaus Stensgaard.

6)    Ekstraordinær skriftlig generalforsamling - vandmålere

Der afholdes skriftlig generalforsamling vedr. opsætning af vandmålere i alle lejligheder der indgår i foreningens forbrugsregnskab, således der for fremtiden kan udarbejdes præcise forbrugsregnskaber for en enkelte lejlighed.

 

Det er besluttet på foreningens generalforsamling, at udgifter til vandmålere samt håndværkere betales af ejerforeningen.

 

7)    Udvendig vedligeholdelse af ejendommen

I samarbejde med foreningens arkitekt, Stig Hjorth, vurderes løbende behovet for udvendig vedligeholdelse.

 

8)    Bestyrelsens projektliste

·         Faldstammer og fremtidig sikring af disse – se ovenfor

 

·         Vaskekældere, renovation (URJ):

Der udarbejdes en plan for gennemførsel af renovation af vaskekældre. Arbejdet omfatter nedbrydning af betonvaske, reparation af murværk mv.

        

Arbejdet vil ske inden for det eksisterende budgets vedligeholdelsesmidler.

 

 

·         Udvidelse af fliseareal ved affaldscontainerne (KR)

 

·         Træfældning / -beskæring (KR)

 

·         Paprum (KR)

Der bruges megen tid på køre pap væk. I erkendelse heraf overvejer bestyrelsen at afskaffe paprummet.

Paprum opretholdes ind til videre, dog således at viceværten i viddet muligs omfang sørger for løbende at tømme rummet.

 

·         Hjælpemidler i opgangene (Administrator)

Der stilles efterhånden flere og flere hjælpemidler indenfor hoveddørene. Dette kan i nødstilfælde medføre uhensigtsmæssigheder da hoveddørene ikke kan åbnes optimalt. Bestyrelsen vil gerne medvirke til at de ældre beboere kan blive boende, og vil derfor kontakte Odense Kommune, Ældre- og Handicapforvaltningen om dette giver problemer med brandmyndighederne.

 

·         Lukning port til baggården (TA, KR)

Vi er meget sårbare, hvis ikke porte og kælderdøre holdes låste. Det indskærpes atter, at alle låser port, kælder- og hoveddøre efter sig for at forebygge indbrud og tyverier. Dørene til bagtrapperne er af forsikringsmæssige årsager ikke monteret med smæklås. Låses med nøgle efter at håndtaget er rykket opad.

 

TA og KR køber skilt med tryk, der monteres på porten, med påmindelse om til folk om at lukke porten efter sig.

·         Brug af håndværkere i fællesarealerne

Der er udfærdiget en håndværkerliste som findes i foreningens husorden www.falen.dk under Informationer. Ved arbejder på installationer i fællesområderne benyttes håndværkere, der er godkendt af bestyrelsen. Derved undgås bl.a. fejljusteringer i ejendommens aldrende fintfølende installationer.

·         Udskiftning af varmeventiler på loftet (Falen 12, 2. to.)

Bestyrelsen kontakter relevante håndværkere for iværksættelse af undersøgelse heraf. Varmeventiler på loftet undersøges og søges udskiftet i ht. resultatet af disse undersøgelser.

 

·         Arbejdsdage

Arbejdsdage arrangeres individuelt men bakkes økonomisk op af ejerforeningen.



·         Renovation af fortrapper

Bestyrelsen arbejder på indhentning af prisoverslag på renoveringen.

 

 

 

Odense 26. november 2005

 

 

 

Klaus Stensgaard               Tony Albinus           Ulrik Johansen
Formand